1. Yhdistyksen nimi ja toimipaikka

Yhdistyksen nimi on Pekingin Suomi-koulu The Finnish School in Beijing) ja sen toimipaikka on Peking, Kiinan kansantasavalta. Pekingin Suomi-koulu on ulkomailla toimiva rekisteröimätön yhdistys, jonka kieli on suomi.
Pekingin Suomi-koulu saa käyttää Suomen Pekingin suurlähetystön osoitetta yhteydenpitoonsa: Pekingin Suomi-koulu / The Finnish School in Beijing, Embassy of Finland, Beijing, Kerry Center, Level 26, South Tower, No 1 Guang Hua Lu Beijing 100020, People’s republic of China. Puhelin: + 86 10 8529 8541 ja telefax: + 86 10 8529 8547.

2. Toiminta-ajatus
Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää ja ylläpitää suomalaisten lasten ja nuorten suomen kielen taitoa sekä tutustuttaa suomalaiset Pekingissä asuvat lapset ja nuoret Suomen kulttuuriin ja perinteisiin. Pekingin Suomi-koulun keskeisenä toiminta-ajatuksena on luoda ja säilyttää oppilaiden valmiudet palata suomalaiseen kouluyhteisöön.
Pekingin Suomi-koulussa annetaan opetusta suomen kielessä suomea äidinkielenään tai toisena kielenään puhuville lapsille ja nuorille, joiden toinen tai molemmat vanhemmat ovat syntyperältään suomalaisia. Koulun tarkoituksena on tukea lasten ja nuorten suomen kielen ja kulttuurin oppimista tai hankitun kielitaidon säilyttämistä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää vapaaehtoisten toimijoiden avulla 3-18-vuotiaille lapsille ja nuorille suomen kielen ja kulttuurin täydentävää opetusta Suomi-koulutoiminnan muodossa. Suomen kielen ja kulttuurin täydentävällä opetuksella tarkoitetaan varsinaisen päiväkouluopetuksen rinnalla annettavaa opetusta.

Yhdistys voi lahjoittaa varoja yleishyödyllisiin tarkoituksiin ja jakaa apurahoja sekä ottaa vastaan lahjoituksia ja anoa toimintaansa avustuksia.

3. Jäsenet

Yhdistyksen jäseniä ovat kaikki Pekingin Suomi-koulua käyvät lapset perheineen, Suomi-koulun opettajat sekä muut Suomi-koulusta kiinnostuneet ja sen toiminnan edistämistä kannattavat henkilöt, jotka hyväksyvät yhdistyksen toiminnan ja säännöt.

Muodollista jäseneksi hyväksymisprosessia ei ole, vaan jäseniksi tullaan aloittamalla opiskelu Suomi-koulussa tai tulemalla mukaan Suomi-koulun toimintaan joko suoraan tai vuosikokouksen kautta. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen
Jäsenet voivat erota Suomi-koulusta ilman muodollista menettelyä. Koulunsa kesken lukukauden lopettavan oppilaan on kuitenkin ilmoitettava asiasta opettajalleen opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen vuoksi.

Johtokunta voi erottaa jäsenen, joka on törkeällä tavalla rikkonut sääntöjä tai yhdistyksen päätöksiä tai joka on muutoin vaikeuttanut yhdistyksen toimintaa. Jäsenen erottamisesta päättää johtokunnan kokous 2/3 määräenemmistöllä paikalla olevista jäsenistä.

Mikäli Suomi-koulua käyvän oppilaan vanhemmat eivät huolehdi lukukausimaksujen tai muiden yhteisesti sovittujen osallistumismaksujen suorittamisesta, on ensisijaisina perintäkeinoina huomautus. Riidan kärjistyessä, voidaan asiaa sovitella ja viimeisenä keinona Suomi-koulu voi erottaa oppilaan, jonka lukukausimaksua ei ole suoritettu viimeistään kuukauden kuluessa huomautuksesta. Erottaminen voi olla pysyvä tai voimassa toistaiseksi, kunnes lukukausimaksu on suoritettu. Oppilaan erottamisesta päättää johtokunta.

5. Lukukausimaksu
Varsinaista liittymis- tai jäsenmaksua yhdistyksessä ei ole. Sen sijaan Pekingin Suomi-koulun oppilaat maksavat lukukausimaksun.

Suomi-koulun lukukausimaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Johtokunnalla on kuitenkin oikeus muuttaa lukukausimaksun suuruutta kesken lukukauden ennalta arvaamattomien seikkojen vuoksi. Tällaisia seikkoja voivat olla esimerkiksi toiminta-avustushakemuksesta poikkeava toiminta-avustuspäätös tai oppilasmäärän ennakoimaton ja voimakas muuttuminen.

Lukukausimaksu voidaan puolittaa vain silloin, jos lukukauden alussa tiedetään, että oppilas muuttaa pois paikkakunnalta ennen kuin puolet lukukaudesta on kulunut tai oppilas aloittaa koulun, kun vähintään puolet lukukaudesta on jo kulunut. Kouluun voi käydä tutustumassa yhden kerran ilman maksuvelvollisuutta.

6. Johtokunta
Yhdistyksen asioita hoitaa johtokunta, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, tiedottaja, kirjastonhoitaja(t) ja tarjoiluvastaava(t) sekä muut mahdollisesti valittavat jäsenet, kaikkiaan 6-15 jäsentä. Puheenjohtaja ja rahastonhoitaja eivät voi olla sama henkilö.

Opettajakunnalla on täysi läsnäolo- ja puheoikeus johtokunnan kokouksissa. Opettajakunnan äänioikeutta johtokunnassa käyttää opettajien keskuudestaan valitsema opettajien edustaja, jolla on yksi ääni johtokunnan kokouksissa.

Johtokunnan kokouksiin voivat lisäksi osallistua puhe- ja läsnäolo-oikeudella johtokunnan kutsumat vierailijat.

Johtokunnan toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Johtokunta voi täydentää itse itseään, myös niissä tapauksissa, kun vuosikokouksen valitsema yhdistyksen toimihenkilö lopettaa tehtävässään kesken toimikauden.

Johtokunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään puolet johtokunnan jäsenistä sitä vaatii. Kutsu johtokunnan kokoukseen tulee toimittaa vähintään neljä vuorokautta ennen kokousta johtokunnan jäsenille sähköpostitse tai muuten todisteellisesti.

Johtokunta on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ääni. Äänten mennessä vieläkin tasan, ja puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kannattaessa eri ehdotuksia, ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Puheenjohtajan harkitsemassa kiireellisessä asiassa johtokunta voi tehdä päätöksiä myös sähköpostitse 2/3 ääntenenemmistöllä. Tällaisesta päätöksestä on laadittava ja arkistoitava muistio.

Johtokunnan jäsenille voidaan maksaa vuosikokouksen päätöksellä palkkiota.
7. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa johtokunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja.

8. Opettajien palkkaaminen
Opettajien palkkaamisen hoitaa johtokunta puheenjohtajan johdolla. Luokkien opettajien ohella voidaan palkata vierailevia opettajia. Lisäksi voidaan palkata avustaja tai avustajia joko yhtä luokkaa varten tai kiertäväksi. Sijaisen hankkiminen poissaolon ajaksi on kunkin opettajan velvollisuus.
Opettajat pyritään löytämään ammattitaitoisten luokan-, aineen-, erityis-, tai lastentarhanopettajien joukosta. Muodollinen pätevyys tehtävään ei kuitenkaan ole ehdoton edellytys. Muukin soveltuva koulutus voidaan hyväksyä. Merkittävää on ennen kaikkea henkilön soveltuvuus ja innokkuus työskennellä lasten parissa sekä käytännön kokemus vastaavanlaisista tehtävistä.

Opettajat valitsevat keskuudestaan opettajien edustajan johtokunnan kokouksiin. Yksi opettajista toimii vastaavana/johtavana opettajana. Tehtävä on tarkennettu erikseen laaditussa toimenkuvassa.

Opettajille maksettavan palkkion suuruudesta päättää johtokunta.
9. Toimenkuvat ja toimintaohjeet
Näiden sääntöjen liitteiksi ja toimintaa selkeyttämään on laadittu mallitoimenkuvat johtokunnalle ja opetushenkilöstölle, perehdytysmateriaali, lukuvuosikohtainen infomateriaali,  toimintaohjeet onnettomuuksien ja vaaratilanteiden varalle ja graafinen ohjeistus. Näitä toimenkuvia ja ohjeita voidaan muokata ilman vuosikokouksen hyväksymistä.
10. Tilikausi, tilinpito ja tilintarkastus
Yhdistyksen säännönmukainen tilikausi on 12 kuukautta. Mikäli toiminta-avustuksen hakemusajankohdan muuttumisen vuoksi tilikautta muutetaan, se voi olla tätä lyhyempi tai pidempi, kuitenkin enintään 18 kuukautta.
Yhdistyksen tilinpitoa on hoidettava kaksinkertaisen kirjanpidon periaatteita noudattaen. Mikäli yhdistyksellä ei ole tasekirjanpitoa, on omaisuus kuitenkin luetteloitava.

Yhdistyksen puheenjohtaja suorittaa kuittien tarkastuksen vähintään kerran vuodessa ennen tilinpäätöksen laadintaa.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja johtokunnan vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi päivää ennen vuosikokousta johtokunnalle.

Vuosikokouksen hyväksymä tilinpäätös, toimintakertomus, budjetti ja toimintasuunnitelma sekä tilintarkastuskertomus on toimitettava vuosittaisen toiminta-avustushakemuksen yhteydessä toiminta-avustuksen myöntäjälle.

11. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain johtokunnan määräämänä päivänä tilikauden päättymistä seuraavan kalenterikuukauden aikana.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun johtokunta katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenen yhdistyksen äänioikeutetuista aikuisista jäsenistä sitä johtokunnalta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Tällöin kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty johtokunnalle.

Yhdistyksen kokoukset ovat päätösvaltaisia, kun paikalla on vähintään 6 jäsentä.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella aikuisella jäsenellä yksi ääni.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

12. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Johtokunnan on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille sähköpostitse. Vuosikokouksesta tiedotetaan myös yhdistyksen kotisivuilla, mikäli sellaiset ovat käytössä.
13. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus

2. Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka voivat tarvittaessa toimia ääntenlaskijoina.

3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä osallistujat.

4. Esityslista

5. Esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto.

6. Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja muille vastuuvelvollisille.

7. Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä Suomi-koulun lukukausimaksun suuruus.

8. Valitaan johtokunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, rahastonhoitaja, tiedottaja, kirjastonhoitaja(t), tarjoiluvastaava(t) sekä muut mahdolliset jäsenet tulevalle toimikaudelle.  Todetaan, että em. jäsenten lisäksi johtokuntaan kuuluu opettajien keskuudestaan valitsema opettajien edustaja.

9. Päätetään johtokunnan jäsenille mahdollisesti maksettavien palkkioiden suuruudesta.

10. Valitaan kaksi tilintarkastajaa

11. Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

12. Muut mahdolliset asiat.

13. Kokouksen päättäminen

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti johtokunnalle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
14. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.

Yhdistyksen purkautuessa tai lopettaessa toimintansa pysyvästi, käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.

päivitetty 18.1.2013